איך לבחור מקום לאירועים עסקיים?

השקה של מוצר או שירות חדש, כנס ללקוחות או לגיוס משקיעים, פירגון לשותפים עסקיים.
אירוע עסקי מהווה הזדמנות להרשים, לייצר תקשורת ולהפיץ את הבשורה וכדי להפיק את המיטב, חשוב לתכנן אותו לפרטי פרטים: החל מגיבוש הקונספט דרך בחירת לוקיישן ועד הפקת התוכנית האומנותית והקישוטים שיעטרו את המקום ויעצימו את המיתוג.
המטרה היא שהאירוע יהיה מושקע ומוצלח וישיג את המטרות שלשמן הוא נערך מלכתחילה על מנת להפיק תובנות להמשך הדרך ולאירועים הבאים.

מדוע חשוב לקיים אירוע במרכז הארץ

המיקום בו בוחרים לקיים אירועים עסקיים משחק תפקיד מרכזי, כיוון שבוודאי תרצו שכמה שיותר מוזמנים יגיעו להשתתף ושיהיה להם קל ונוח להגיע במינימום מאמץ.
ההעדפה תהיה מלכתחילה לחסוך בזמן על הכביש ולהציע מיקום שאפשר להגיע אליו הן בתחבורה ציבורית והן בתחבורה פרטית כמו – העיר ראשון לציון הנושקת לעורקי תחבורה מרכזיים, לא סובלת מבעיית חנייה ואפשר להגיע אליה ברכבת או באוטובוסים. המיקום נעשה אף יותר קריטי בתנאי מזג אוויר חורפיים כשיש עומס בכבישים.

מהם השיקולים בבחירת אולם לאירוע עסקי

אירוע באוריינטציה עסקית שונה מאירוע פרטי ויש להקפיד על מקום שיכבד את המעמד ויהיה מעוצב ומסוגנן שיעביר את המסר של ההשקעה והאיכות.
בשלב הראשון יש לרכז רשימת מוזמנים על מנת להבין באיזה גודל אירוע מדובר – רב משתתפים או אינטימי ובוטיקי ועל סמך זה גם לבחור מקום לאירועים עסקיים שיוכל לאכלס אירוע גדול אם מדובר באירוע רב משתתפים או מקום קטן יותר לאירועים קטנים בהם אין טעם לשלם על שטח רחב אם מעט אנשים צפויים להגיע.
שיקול נוסף הוא סוג האולם – האם סגור או פתוח או משלב בין שתי הפלטפורמות במיוחד במידה וצפויים תנאי מזג אוויר הפכפכים כמו חום או קור, רוח, גשם וכדומה.
כאשר בוחרים בגרסה המשולבת נהנים למעשה משני העולמות – קבלת פנים באוויר הפתוח במידה ומזג האוויר מאפשר זאת והמשך האירוע בפנים בחלל מקורה, ממוזג או מחומם בהתאם לנסיבות.
היות ומדובר באירוע עסקי רוב הסיכויים שתרצו ליצוק תוכן בהתאם שכולל תכנים מקצועיים ושיווקיים ולכן, כדאי לוודא שהמקום מצויד בתשתית הטכנית הנדרשת לכך. כמו למשל: מקרן, מערכת סאונד, מסך רחב ידיים, תאורה מתכווננת ואולי אפילו אזור ייעודי לטובת קיום הרצאות.

מיתוג האירוע ומה בתפריט

חשוב מאוד לבחון שהמקום ניתן לשינוי מההיבט המודולארי כמו בסידורי הישיבה וכן מיתוג האירוע בגוונים ולפי הזהות המיתוגית הנבחרת כמו באמצעות בלונים ממותגים שמעבירים את המסרים השיווקיים או נושאים את הלוגו של החברה.
יש לבחון גם את הנושא הקולינארי, שהינו בעל השפעה רבה על ההנאה ועל ההצלחה בכל אירוע. האם המקום מאובזר במטבח רחב ידיים ואם מדובר במטבח קונספטואלי כמו מטבח פתוח לרווחה המציג לראווה את אופן רקיחת המטעמים בפני האורחים כך שהם חוזרים בתהליך הרכבת המנות וגם יכולים לבחור מיקסים שונים בין המעדנים, האם יש שף שמוביל את האירוע וצוות מטבח יעיל וממוקד ואילו מנות ישולבו בתפריט על פי הטיימינג של המפגש כמו חומרי גלם עונתיים וכדומה.
מההיבט הגסטרונומי כדאי לבחון גם את נושא הכשרות כך שכל אורח יוכל להגיע ולא יירתע מענייני כשרות וכן את ההיערכות הנדרשת מבחינת גיבוש התפריט על פי ההערכה של מספר המשתתפים.
כדאי להתייחס גם לפן הוויזואלי של המקום, חלוקה לפי מתחמים, עיצוב שבא לידי ביטוי בחלל הכולל ובפריטים השונים כמו גופי התאורה, ריהוט אלגנטי, חפצי נוי שמשלימים את האווירה שתרצו לייצר לכבוד אירוע עסקי שיקצור שבחים.